«Kan alle høre meg?»

8 grep for en vellykket konferanse

«Kan alle høre meg»? 8 grep for en vellykket konferanse

  • Av Erlend Haddeland
  • Publisert 6. mars 2019

Sjefen spør deg om å organisere en konferanse. «Det fikser vi!», tenker du først. Din andre reaksjon: «Hvor skal jeg begynne»?

Å organisere en konferanse, stor eller liten, kan være mye jobb.

Du må ta en drøss av beslutninger: budsjett, sted, gjestens høyttalere, publikum, catering, varighet, logistikk.

For at du skal slippe å rive deg i håret, har vi laget en enkel sjekkliste, sånn at du kan lose din neste konferanse trygt i havn.

English version. Checklist for a successful conference.

1. Planlegg, planlegg, planlegg

Begynn med det grunnleggende. Planleggingen av datoer, tidspunkt og program er fundamentet for konferansen din.

Hvis du planlegger en éndagers konferanse, husk å legge inn ekstra tid i starten og slutten av konferansen. Da slipper deltakerne å stresse fordi at konferansen starter grytidlig, eller at den avsluttes når de egentlig ville sittet rundt middagsbordet hjemme.

Unngå å velge datoer under eller i nærheten av helligdager og offentlige fridager.

2. Beliggenhet med fleksibilitet

Velg et sted med fleksibel kapasitet.

Hvis konferansen din er populær og tiltrekker seg flere mennesker, kommer det godt med å ha et lokale som kan huse et større publikum på kort varsel.

Velg et sted som er lett tilgjengelig med bil eller offentlig transport, som har rikelig parkeringsplass, og som er lett å finne.

3. Kjenn ditt publikum

Konferansen arrangeres ikke for at du skal bli fornøyd, men deltakerne dine. Ha derfor en klar tanke om hva de er interessert i å høre fra talerstolen, og hank inn forelesere som passer best ditt publikum.

Celina Midelfart er en rå signering på en næringskonferanse, men arrangerer du en konferanse om langpasningens rolle på 90-tallet, vil Egil «Drillo» Olsen være en langt bedre match.

Måten du lyssetter rommet påvirker deltakerne. Skal du lyssette gjesteforeleseren eller hele rommet?

Hvis publikum forventes å ta notater, bør lyset skrus på i hele rommet. Hvis publikum bare forventes å lytte, vil svak belysning i rommet legge fokus på gjesteforeleser.

PS: Folk sliter med å konsentvrere seg i mer enn 45 minutter. Kjør 10 minutters pauser mellom hver presentasjon.

4. Gjesteforeleser

Hvis du som arrangerer konferansen er fotballtreneren, er gjesteforeleserne dine stjernespillere. Og som alle fotballtrenere vet: De viktigste taktiske grepene skjer i forkant av kampen.

Gi gjesteforeleseren detaljer om:

  • publikums størrelse
  • hvor lang tid vedkommende har til disposisjon
  • emnet som skal dekke
  • en beskrivelse av lokalet og hvilket teknisk utstyr som tilgjengelig.

Hvis du har flere gjesteforeleser, gi dem en liste over de forskjellige emnene som hver presenterer. Dermed unngår du at flere gjesteforeleser dekker samme tema. Be gjesteforeleseren på forhånd selv sende inn én til tre setninger om hvordan vedkommende ville presentert seg selv.

Da gjør du både konferansieren din og gjesteforeleseren din en tjeneste.

5. Markedsføring

Selv om konferansen din er gratis, vil folk ønske å vite fordelene med å delta på den. Tiden til deltakerne dine er dyrebar, så sørg for å vise dem verdien ved å delta.

Du skal egentlig svare på dette spørsmålet i markedsføringen din: «Hvorfor skal folk gidde å bruke tid på dette?»

Løft frem gjesteforeleserne dine og temaene de tar opp, og få frem hvorfor dette er relevant for målgruppen din.

Skal du ha kurs i sosiale medier, så trykk på noen knapper som får næringslivsledere til å ville sende sine ansatte, for eksempel med et innsalg som dette:

«Få forsprang på konkurrentene dine i 2019 med Facebook-kurset til Flink Flinkesen»

6. Mat er roten til alt godt

Har du noen gang møtt en blid fyr med lavt blodsukker? Vel, flaks for deg, men ikke ta sjansen på det samme under konferansen din.

Selv en kort konferanse trenger mat og drikke.

lanlegg bevertningen rundt konferanseplanen. Folk på konferanser foretrekker å bygge nettverk, og en pause for mat eller drikke er en ypperlig mulighet for folk å snakke, men det trengs ofte mer tid enn en kvarter.

En halvtimes pause eller mer er en god regel.

7. «Kan alle høre meg?»

Dersom du er en erfaren deltaker på konferanser: Hvor mange ganger har du ikke sett en gjesteforeleser banke på mikrofonen?

Alltid arrangere en teknisk sjekk før konferansen starter. Alltid.

En teknisk sjekk sammen med gjesteforeleseren gjør vedkommende trygg på utstyret. Står man på scenen og teknikken svikter selv det minste grann, kan det forstyrre både gjesteforeleseren og publikummet ditt.

8. Glem ikke tilbakemeldinger

Innhent tilbakemelding fra deltakerne med tilbakemeldingsskjemaer umiddelbart etter
konferansen er slutt. Dette er gull når du skal planlegge din neste konferanse. Hva funket og hva funket ikke.

Sett gjerne av tid i konferanseprogrammet til dette, siden folk flest har en tendens til å ignorere e-poster der du ber om tiden deres.

Oppsøk også folk rett etter konferanseslutt for å få tilbakemeldinger. Husk å takke gjesteforeleseren din og del positive tilbakemeldinger med dem også. Det har de sannelig fortjent.

Og vipps, her har du 8 grep for å arrangere en konferanse.

Og da skulle alt ligge til rette for at sjefen din klapper deg på skuldra når dagen er omme.

Likte du denne saken? Del den gjerne med dine venner!

Loader